WebSignatureOffice:Handbuch

Aus webSignatureOffice
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Hier finden Sie eine Übersicht der Möglichkeiten, die Sie mit webSignatureOffice haben.

Die Punkte die hier behandelt werden sind:

webSignatureOffice - Startseite

Der Arbeitsplatz ist der zentrale Einstiegspunkt der webSignatureOffice-Webanwendung. Nach dem Login werden Sie automatisch auf diese Seite weitergeleitet.

Homescreen New.png


Aufbau

Der Arbeitsplatz ist in mehrere Funktionsbereiche unterteilt, welche der Dokumentverwaltung dienen.

Die oben dargestellten Funktionsbereiche sind

- Ein FileExplorer - Hier werden alle Ihre Dokumente angezeigt, die Sie hochgeladen haben oder Ihnen durch andere User zugewiesen1 wurden.
- Eine Legende - Die Legende zeigt Ihnen die Bedeutung des einzelnen Dokumentstatus innerhalb Ihres FileExplorers an.
- Eine Dokumentvorschau - Hier wird das selektierte Dokument aus dem FileExplorer als Vorschau angezeigt.
- Ein Dokumentinfobereich - Hier werden Informationen wie Dateiname, Ablaufdatum und Unterschriften-Status des ausgewählten Dokuments aufgelistet.
- Ein Datei-Upload-Bereich - Hier können zu unterzeichnende Dokumente hochgeladen werden. Entweder per Klick oder per Drag and Drop.


[1] Entweder wurden Sie von einem User als Unterzeichner eines Signaturfelds oder als Beobachter eines Dokuments ausgewählt.

Hauptmenüleiste

Unterhalb des webSignatureOffice Banners befindet sich die Hauptmenüleiste.

Menüleiste.jpg

In der Hauptmenüleiste sind folgende Bedienelemente enthalten (von links nach rechts):


- Profileinstellungen - Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre persönlichen Kontaktdaten zu verwalten, Ihr Passwort zu ändern, sowie anwendungsspezifische Einstellungen festzulegen.

- Auskunft über die Identifikationsklassifizierung Ihres Profils (mehr hierüber finden Sie unter Zertifikat basierte elektronische Signaturen), sowie Login-Informationen.

- Arbeitsplatz - Navigiert Sie zu Ihrem Arbeitsplatz, der zentralen Einstiegsseite von webSignatureOffice.

- Kontakte - Hier werden webSignatureOffice-User in die eigene Kontaktliste hinzugefügt, entfernt und verwaltet.

- Verlauf - Entspricht der Auskunftsverwaltung getätigter Aktivitäten in der Vergangenheit. Beispielsweise hochgeladene Dokumente, Signaturanforderungen etc.

- Hilfe - Verweis auf das webSignatureOffice-Wiki.

- Abmelden - Loggt Sie aus Ihrer aktiven Session aus und führt Sie zur Benutzerlogin-Seite weiter.

- Spracheinstellung - Hier können Sie die Sprache Ihrer webSignatureOffice-Webanwendung einstellen.

Arbeitsplatz

Datei-Upload

Das Hochladen neuer Dokumente erfolgt über Klick auf das Upload-Bild oder per Drag and Drop auf die Upload-Schaltfläche. Beachten Sie bitte, dass ausschließlich PDF-Dokumente für den Signaturvorgang hochgeladen werden können.

Uploadschaltfläche.jpg

FileExplorer

Hier werden die hochgeladenen Dokumente tabellarisch aufgelistet und lassen sich nach Namen, Erstellungsdatum sowie Status sortieren.
Mit einem Doppelklick auf ein Dokument öffnet sich der Document Viewing Modus, in dem die Signaturfelder für die zu leistenden Unterschriften und weitere Optionen gesetzt werden können.


Oberhalb des FileExplorers befinden sich diverse Schaltflächen mit denen Sie Ordner erstellen, Dokumente löschen/herunterladen und Signaturanfragen erstellen/stoppen können. Die Spalte "Sync" enthält eine Checkbox mit der Sie die Synchronisation der Dokumente mit Ihrer mobilen Anwendung (iSignatureOffice / aSignatureOffice) steuert.


Dokumentverwaltungsverzeichnis.png



Dokument-Legende

Es gibt sechs unterschiedliche Dokument-Status, die jeweils mit einem separaten Icon gekennzeichnet sind:

  • Unbearbeitetes Dokument - Diesen Status erhält Ihr Dokument, sobald Sie es neu hochgeladen und noch keine Signaturfelder gesetzt haben.
  • Wartend auf eigene Signatur - Dieser Status zeigt an, dass dieses Dokument ein von Ihnen zu Unterzeichnendes Signaturfeld enthält.
  • Wartend auf andere Unterzeichner- Diesen Status hat ein Dokument, wenn Unterschriften anderer User noch ausstehen.
  • Fertig unterzeichnetes Dokument - Sobald alle notwendigen Signaturfelder unterzeichnet wurden, erhält das Dokument den Status "Fertig unterzeichnetes Dokument" und steht zum Download bereit.
  • Dokumentenvorlage - Ein unbearbeitetes Dokument mit gesetzten Signaturfeldern kann auch als Vorlage gespeichert und nachträglich fertig gestellt werden.
  • Fehlgeschlagenes Dokument - Wenn mindestens ein zu unterzeichnendes, als Pflichtfeld markiertes Signaturfeld im Dokument abgebrochen wird (Signatur verweigern) oder das Ablaufdatum1 des Dokuments erreicht ist, gilt das Dokument als fehlgeschlagen, lässt sich aber trotzdem herunterladen.

[1] Das Ablaufdatum eines Dokuments wird vor dem Fertigstellen individuell festgelegt. Standardmäßig beträgt die Laufzeit 7 Tage nach Fertigstellung der Signaturanforderung.


Doklegende.png

Dokumentvorschau

Rechts neben dem FileExplorer finden Sie die Dokumentvorschau, mit zusätzlichen Informationen zum ausgewählten Dokument. Hier ist es auch möglich den Namen des Dokuments zu ändern.

Homescreen Bearbeitet.jpg Dokumentenvorschau.jpg

Profileinstellungen

Profileinstellungen.png


  • Profildaten
    Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Benutzerdaten zu verwalten. Beim Ändern gewisser Daten wie dem Namen, der Stadt, dem Land oder der e-Mail-Adresse (diese Daten sind mit einem + gekennzeichnet) wird ein neues Benutzerzertifikat erstellt.
  • Profilbild
    Hier können Sie Ihrem Account ein Profilbild hinzufügen.
  • Synchronisation mit mobilen Geräten
    Sofern Sie eine webSignatureOffice-kompatible Mobile-App1 verwenden, können Sie hier für jeden Dokumenttyp die Synchronisierung ein-/ausschalten. Mit gesetztem Häckchen werden alle Dokumente diesen Typs mit Ihrer App synchronisiert. Im FileExplorer kann die Synchronisationsfunktion für einzelne Dokumente auch wieder ausgeschaltet werden.
  • Auswahl bei der Unterschriftenerfassung
    Zu unterzeichnende Signaturfelder mit dem Signaturtyp "Handschriftlich" können entweder mit einem Signaturpad oder mit einem Smartphone bzw. Tablet unterzeichnet werden. Mit der hier gelisteten Combobox können Sie festlegen, wie Sie Signaturfelder diesen Typs unterzeichnen: Jedes Mal ein Auswahlfenster anzeigen, immer mit dem Signaturpad unterzeichnen, immer mit dem Smartphone/Tablet unterzeichnen.
  • Passwort ändern
    Hier können Sie Ihr Passwort ändern.


[1] iSignatureOffice im Apple App Store [1] oder aSignatureOffice im Google Play Store [2]

Kontakte

MenueKontakte.png


Im Reiter „Kontakte“ ist es möglich neue Kontakte hinzuzufügen, zu gruppieren, weitere User zu webSignaturOffice einzuladen und Informationen der einzelnen Kontaktaktivitäten zu bekommen. Um einen User in die Kontaktliste aufzunehmen, kann im Suchfeld unter "Kontakt hinzufügen" mit Begriffen wie dem Usernamen oder Teile des Namens, der e-Mailadresse, etc. ein webSignatureOffice-User gefunden und hinzugefügt werden. Wenn der ausgewählte User die Kontaktanfrage bestätigt, steht er ab diesem Zeitpunkt in Ihrer Liste als bestätigter Kontakt zur Verfügung. Falls Sie jemand zu webSignatureOffice einladen wollen tippen Sie einfach seine E-Mail Adresse in die Suchzeile ein, wenn die Person noch keinen webSignatureOffice Account hat wird automatisch ein Formular geöffnet mit dem Sie die Person einlanden können. Um einen User einer Gruppe hinzuzufügen, können Sie einfach den entsprechenden User per „Drag and Drop“ auf die gewünschte Gruppe ziehen. Neue Gruppen können über die Schaltfläche „Neue Gruppe” erstellt werden.

Da Signaturanfragen auch für Gruppen erstellt werden können und ein User in mehreren Gruppen enthalten sein kann, kann dieser auch mehrfach in Ihre Kontaktliste aufgenommen werden. Sobald die Kontaktanfrage akzeptiert wurde, kann der User über die Suchzeile erneut zur Kontaktliste hinzugefügt werden.


Kontakthinzufügen.jpg


Die unterschiedlichen Reiter geben einen Überblick, welche Kontakte Ihre Anfrage bereits bestätigt, noch zu bestätigen oder abgelehnt haben.
Des Weiteren erscheinen im Reiter "eingehende Anfragen" von anderen Usern an Sie gerichtete Kontaktanfragen.


Kontaktverzeicis.jpg

Verlauf

MenueVerlauf.png

Eine Übersicht über sämtliche Tätigkeiten in webSignatureOffice wird unter „Verlauf“ angezeigt. Dabei ist der „Dokument- und Signaturverlauf” in sechs Bereiche unterteilt:

  • Signaturanforderungen: Hier werden alle Signaturanforderungen gelistet
  • Hochgeladene Originaldokumente: Hier werden alle hochgeladenen Dokumente angezeigt
  • Dokumentumbenennung: Hier werden alle Dokumentenumbenennungen angezeigt
  • Buchungsjournal: Hier werden Ihnen alle Informationen zu Ihren Kredit-Aktivitäten aufgezeigt
  • Sitzungsverlauf: Hier werden alle An- und Abmeldungen an webSignatureOffice für einen Nutzer dokumentiert.
  • Rollenverlauf: Hier können Sie sich einen Überblick über die unterschiedlichen Rollen machen, die Sie als webSignatureOffice-User eingenommen haben.


Signaturanforderungen
Signaturanforderungen.png


Hochgeladene Originaldokumente
Hochgel Doks.png


Dokumentumbenennung
Dokben.png


Buchungsjournal
Buchungsjournal.png


Sitzungsverlauf
Sitzungsverlauf.png


Rollenverlauf
Rollenverlauf.png

Signaturanfrage

Eine Signaturanfrage wird in zwei einfachen Schritten erstellt. Der erste Schritt ist das Aufbringen eines Signaturfelds, der Zweite das Auswählen der Signaturdetails wie der unterzeichnenden Person bzw. Gruppe und dem Signaturtyp. Optional kann ein Grund für die Unterschrift angegeben und definiert werden, ob es sich um ein Pflichtfeld oder optionales Feld handelt. Um eine Signaturanfrage zu erstellen wählen Sie ein hochgeladenes Dokument aus. Mit einem Doppelklick gelangen Sie direkt in den Modus um die Signaturfelder zu definieren.
Zuerst werden die Signaturfelder für das ausgewählte PDF aufgebracht. Dies kann über zwei Wege erfolgen:

Signatur setzen

Um eine manuelle Signatur innerhalb Ihres Dokuments zu setzen, müssen Sie folgende Schritte befolgen:

1. Wählen Sie das zu unterzeichnende Dokumente innerhalb Ihres FileExplorers aus.
2. Durch einen Doppel-Klick auf das gewünschte Dokument gelangen Sie in den Document Viewing Modus (Signier-Modus).
3. Befinden Sie sich im Document Viewing Modus müssen Sie nun als nächstes Ihr Signaturfeld setzen, dafür klicken Sie auf den Button "Signatur setzten".
4. Scrollen Sie zur gewünschten Stelle im Dokument an dem Sie Ihre Unterschrift haben wollen und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Signaturrahmen.

Es wird Ihnen nun ein Signaturfeld angezeigt, welches nachträglich noch in Größe und Position angepasst werden kann.


Signtur setzen.png Signatur Typ.jpg



5. Nachdem das Signaturfeld aufgebracht wurde, muss die zu unterzeichnende Person ausgewählt werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit entweder einen bestehenden Kontakt aus Ihrer Kontaktliste zu wählen oder eine nicht registrierte Person, also einen Gastunterzeichner, für die Unterschrift zu bestimmen.

6. Durch Klick auf den Button mit den drei Punkten erscheint folgendes Fenster:

Kontakte Einladen.png


7. Sie besitzen nun die Möglichkeit eine Gruppe oder eine einzelne Personen zu selektieren. Um die Gruppenfunktion zu nutzen, können Sie Personen aus Ihren Kontakten via Drag and Drop zur entsprechenden Gruppe hinzufügen.

8.Nachdem der/die Unterzeichner ausgewählt wurde/-n, wird der Signaturtyp festgelegt und optional der Grund der Unterschrift editiert.
Folgende Unterschriftentypen sind möglich:

  • Digital mit dem persönlichen Zertifikat: Signatur mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)
  • Biometrisch mit dem Zertifikat des Signatur-Pads: Handschriftlich (Signaturpad, Tablet, Smartphone)
  • Biometrisch mit dem persönlichen Zertifikat : Nur StepOver Signaturpad mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)



Für die biometrischen Unterschriften wird ein naturaSign Signature Pad oder eine webSignatureOffice kompatible App wie iSignatureOffice oder aSignatureOffice benötigt.

Signaturschablone

Die zweite Möglichkeit ist eine so genannte Signaturschablone zu erstellen.
Eine Signaturschablone kann für mehr als ein Dokument genutzt werden, da es die Signaturfelder automatisch an durch Schlüsselwörter gekennzeichnete Stellen setzt. Immer wenn eines der Schlüsselwörter im Dokument gefunden wird, wird an dieser Stelle ein Signaturfeld mit vorher definiertem Offset (Versatz) gesetzt. Um eine Signaturschablone erstellen zu können, einfach auf den Pfeil in der linken oberen Ecke klicken, dies öffnet die Signaturschablonen-Sektion.


Signaturschablone1.jpg

Ein neuer Signaturschablonensatz kann durch die Eingabe eines sprechenden Namens und einem Klick auf die „Neu“ Schaltfläche erstellt werden. Über die „Umbenennen“ Schaltfläche kann dieser Name jederzeit geändert werden.

KomplettUmbenannterSchablonensatz.png

Nach der Erstellung des Templates wird der Suchtext eingegeben an dem das Signaturfeld erstellt werden soll. Achten Sie dabei auf Groß- Kleinschreibung. Ob das Suchwort wirklich im Dokument zu finden ist, kann über die Schaltfläche „Test“ festgestellt werden. Wenn das Suchwort im Dokument gefunden wurde, wird dieses Rot markiert und das Signaturfeld wird als grünes Rechteck angezeigt.

SuchText.png
KeywordGefunden.png

Die Position des Signaturfelds kann durch das Dropdown „Position“ geändert werden. Diese Positionen sind alle relativ zum gefundenen Suchwort. Um weitere Anpassungen zu machen können die „Offset“ Felder genutzt werden, außerdem können mit den Feldern „Breite“ und „Höhe“ genutzt werden um die Größe des Feldes zu ändern.

SignaturfeldPosition.png

Um die Person auszuwählen, die dieses Signaturfeld unterschreiben soll, müssen Sie einfach über die „Empfänger setzen” Schaltfläche den entsprechenden Nutzer auswählen. Falls die Person noch keinen webSignatureOffice Account besitzt, kann sie über die „Einladen” Schaltfläche des Auswahldialogs eingeladen werden.
Im letzten Schritt wird das Signaturfeld für diesen Schablonensatz gespeichert. Dazu geben Sie einfach auf der rechten Seite den Namen an unter dem das Signaturfeld gespeichert werden soll und klicken auf “Speichern”.

SignatureFields.png

Um ein weiteres Signaturfeld hinzuzufügen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche „Leeren“ und wiederholt dann die oben beschriebenen Schritte.

Signaturschablone.jpg


Bevor die Signaturanfrage abgeschickt werden kann, kann man druch einen Klick auf „Zweiter Schritt” weitere Informationen für die Empfänger hinzufügen. Nach dem Klick auf „Fertig“ erscheint ein gelber Banner, welches die erfolgreiche Erstellung der Anfrage bestätigt.

FinishSignaturrequest.png
RequestFinishedInfo.png

Die neu erstellte Signaturanfrage finden Sie dann auf dem Arbeitsplatz wieder.

Signaturanfrage als Vorlage speichern

Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Signaturanfragen als Vorlagen zu speichern. Dies ist besonders für Standarddokumente nützlich, bei denen eventuell nur der Unterzeichner geändert werden muss. Wenn eine Vorlage auf dem Arbeitsplatz per Doppelklick geöffnet wird, wird automatisch eine Kopie der Vorlage erstellt, und mit den entsprechenden Signaturfeldern versehen. Dadurch können noch Änderungen erfolgen oder, falls nichts geändert werden muss, die Signaturanfrage einfach abgeschlossen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten eine Signaturanfrage als Vorlage zu speichern. Die Erste ist mit der Schaltfläche „als Vorlage speichern“ wenn die Signaturfelder definiert wurden, ohne die Signaturanfrage abzuschließen.

AlsVorlageSpeichern.png

Die Zweite erfolgt während die Signaturanfrage abgeschlossen wird. Hierbei muss nur die Checkbox „Als Vorlage speichern” ausgewählt werden. Der Unterschied zu Möglichkeit 1 ist, dass hierbei auch die zusätzlichen Informationen, welche hinzugefügt werden können, mit gespeichert werden.

CheckboxAlsVorlageSpeichern.png


Signaturanfrage unterschreiben

Eine neue Signaturanfrage wird in Rot auf dem Arbeitsplatz angezeigt. Der Signaturvorgang kann gestartet werden, indem das entsprechende Dokument per Doppelklick geöffnet wird.
Der Ersteller der Signaturanfrage kann über den Arbeitsplatz die Laufzeit einer Signaturanfrage verlängern, verkürzen oder stoppen und somit beenden.
NeueSignaturanfrage.pngLaufzeitAendern.png
Nach dem Öffnen des Dokuments wird das Signaturfeld als rotes Rechteck angezeigt. Um den Signaturprozess zu starten genügt es die „Unterzeichnen beginnen” Schaltfläche zu klicken.

UnterzeichnenBeginnen.png

Sobald das Dokument angezeigt wird, springt der Fokus automatisch auf das erste Signaturfeld. Wenn das Signaturfeld eine biometrische Unterschrift erfordert und webSignatureOffice das erste Mal mit einem naturaSign Signatur-Pad genutzt wird, wird man darauf hingewiesen, dass zuvor eine Java-Komponente installiert werden muss, damit die Kommunikation mit dem Signatur-Pad stattfinden kann.
Bevor die Unterschrift auf das Dokument aufgebracht wird, erfolgt - je nachdem welcher Typ für die Unterschrift ausgewählt wurde - entweder eine Passwortabfrage (Typ: biometrisch mit persönlichem Zertifikat oder digital) oder es wird ein Hashdialog angezeigt, bei dem ein Hashwert auf dem Signatur-Pad und in webSignatureOffice angezeigt wird, der auf dem Signatur-Pad bestätigt werden muss.
Nachdem das Dokument von allen Unterzeichnern signiert wurde, kann es von allen Beteiligten Personen (Unterzeichnern oder Gästen) heruntergeladen werden.